Arbeitszeugnis selbst schreiben: Anleitung und Checkliste

Wie schreibe ich mein Arbeitszeugnis selbst?

Wenn dein Arbeitgeber dich um einen Entwurf bittet, schreibst du dein Arbeitszeugnis in der dritten Person: erst Beschäftigungsdaten und Aufgaben, dann Leistung, Verhalten und einen möglichen Abschluss. Sammle dafür konkrete Tätigkeiten und Leistungsbelege, statt nur lobende Sätze aneinanderzureihen. Der Text bleibt ein Entwurf zur Prüfung und Freigabe durch den Arbeitgeber, kein selbst ausgestelltes Zeugnis.

„Schreib bitte selbst auf, was du gemacht hast“ ist zunächst eine Einladung, deine Arbeit vollständig zu dokumentieren. Sie bedeutet nicht, dass du dir eine beliebige Note aussuchen kannst. Eine Aufgabenliste aus dem Lebenslauf reicht ebenfalls nicht: Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis beschreibt zusätzlich, wie du gearbeitet und dich im Arbeitsverhältnis verhalten hast.

Hier findest du eine Schreibanleitung mit Beispielen, einer Struktur zum Übernehmen und einer Abschlusscheckliste. Die Notenbeispiele sind sprachliche Orientierung. Welche Bewertung sachlich passt, hängt von deinen tatsächlichen Leistungen ab.

Darf ich mein Arbeitszeugnis selbst schreiben?

Du kannst deinem Arbeitgeber einen Entwurf anbieten oder seiner Bitte um einen Entwurf nachkommen. Stimme vorab ab, wer den Text prüft und freigibt. Aus einem selbst formulierten Dokument wird nicht allein dadurch ein Arbeitgeberzeugnis, dass du einen Firmenbriefkopf darüber setzt.

Nach § 109 Abs. 1 und 2 GewO besteht bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein Zeugnisanspruch; auf Verlangen umfasst das Zeugnis Leistung und Verhalten und muss klar und verständlich sein. Der Arbeitgeber bleibt der Aussteller. Dein Entwurf ist ein Vorschlag, den du nicht ohne seine Freigabe als ausgestelltes Zeugnis verwenden solltest.

Was klärst du vor dem ersten Satz?

Umfang: Sollst du nur Tätigkeiten zusammentragen oder einen vollständigen Entwurf formulieren?
Beurteilung: Welche Rückmeldungen aus Mitarbeitergesprächen und Zielvereinbarungen liegen bereits vor?
Freigabe: Geht der Entwurf an die Führungskraft, an HR oder an beide?
Format: Welches bearbeitbare Dateiformat und welche interne Gestaltung werden benötigt?

Welche Unterlagen brauche ich für den Zeugnisentwurf?

Lege zuerst eine Materialsammlung an. Die Stellenbeschreibung zeigt den Ausgangspunkt, aber nicht unbedingt deine zuletzt ausgeübte Tätigkeit. Ergänze deshalb Aufgaben, die später hinzugekommen sind, und trenne dauerhafte Verantwortung von kurzfristiger Unterstützung. So vermeidest du einen Entwurf, der zwar gut klingt, aber deine eigentliche Arbeit kaum erkennen lässt.

Unterlage	Was du daraus übernimmst	Worauf du achtest
Arbeitsvertrag und Änderungsvereinbarungen	Beschäftigungszeitraum, Funktionen und Wechsel	Das Ende des Arbeitsverhältnisses ist nicht immer der letzte tatsächlich gearbeitete Tag.
Stellenbeschreibung und Aufgabenübersichten	Kernaufgaben und Verantwortungsbereiche	Veraltete Tätigkeiten nicht als aktuelle Hauptaufgabe darstellen.
Projektabschlüsse und Zielvereinbarungen	Eigener Beitrag und nachvollziehbare Ergebnisse	Teamerfolge nicht vollständig als eigene Leistung ausgeben.
Zwischenzeugnis und Beurteilungsgespräche	Bereits dokumentierte Stärken	Prüfen, welchen Zeitraum die Rückmeldung tatsächlich abdeckt.

Notiere zu jeder wichtigen Aufgabe einen Satz im Muster „Aufgabe – Verantwortung – Ergebnis“. Aus „Mitarbeit im Vertrieb“ wird beispielsweise „eigenverantwortliche Betreuung der Bestandskunden im zugeordneten Vertriebsgebiet“. Das ist konkreter, ohne eine neue Leistung zu erfinden. Zahlen zu Budget, Teamgröße oder Ergebnissen gehören nur hinein, wenn sie stimmen und im Zeugnis verwendet werden dürfen.

Vertrauliche Projektunterlagen musst du dafür nicht an ein externes Angebot übermitteln. Für den sprachlichen Abgleich genügt zunächst der Entwurf. Entferne vor dem Teilen persönliche Kontaktdaten, Namen unbeteiligter Personen und vertrauliche Angaben und beachte die Datenschutzhinweise des jeweiligen Angebots.

Welche Reihenfolge hat ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?

Eine gebräuchliche Gliederung für deinen Entwurf ist:

Einleitung: Name, Geburtsdatum (optional), Berufsbezeichnung, Eintrittsdatum, Unternehmen
Tätigkeitsbeschreibung: Was hast du genau gemacht? Hierarchische Einordnung.
Leistungsbeurteilung: Fachkenntnisse, Arbeitsergebnisse, Arbeitsweise, Belastbarkeit
Verhaltensbeurteilung: Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen, Kunden
Beendigungsformel: Wann und wie das Arbeitsverhältnis endete
Schlussformel: Dank, Bedauern, Zukunftswünsche

Jeder dieser Abschnitte hat seine eigene Sprache. Lass uns sie durchgehen.

Abschnitt 1: Die Einleitung

Die Einleitung ist faktisch: Name, Beschäftigungszeitraum und Funktion müssen stimmen. Ihre Länge ist keine eigene Bewertungsstufe. Einen Positionswechsel kannst du mit dem jeweiligen Zeitraum ergänzen, damit der anschließende Aufgabenteil nachvollziehbar bleibt.

Beispiel für eine sachliche Einleitung:

Frau [Name], geboren am [Datum], war vom [Datum] bis [Datum] in unserem Unternehmen als [Berufsbezeichnung] tätig. Sie berichtete direkt an die Geschäftsführung und war für einen Bereich mit [X] Mitarbeitern verantwortlich.

Tipp:

Wenn du Führungsverantwortung hattest, gehört das in die Einleitung. Wenn du besondere Projekte oder Themengebiete geleitet hast, nenne sie hier. Das setzt den Ton für den Rest des Zeugnisses.

Abschnitt 2: Die Tätigkeitsbeschreibung

Hier listest du deine Aufgaben auf — vollständig, aber präzise. Wichtig: Die Reihenfolge spiegelt die Wichtigkeit wider. Deine Kernaufgabe steht zuerst.

Vermeide passive, unspezifische Formulierungen wie „war zuständig für". Nutze aktive Verben: entwickelte, leitete, koordinierte, betreute, verantwortete, implementierte, optimierte.

Beispiel Tätigkeitsbeschreibung:

Zu seinen Aufgaben gehörten die eigenverantwortliche Betreuung von Key-Account-Kunden, die Konzeption und Durchführung von Verkaufsstrategien sowie die Koordination des Vertriebsteams. Darüber hinaus verantwortete er die monatliche Vertriebsberichterstattung an die Geschäftsleitung und war maßgeblich an der Einführung des neuen CRM-Systems beteiligt.

Abschnitt 3: Die Leistungsbeurteilung — das Herzstück

Hier liegt die meiste Kodierung. Fachkenntnisse, Arbeitsergebnisse, Arbeitsweise, Motivation, Belastbarkeit — diese Bereiche werden sprachlich bewertet. Nicht jede einzelne Formulierung lässt sich eindeutig einer Schulnote zuordnen; lies sie zusammen mit dem Gesamturteil.

Die fünf Bewertungsstufen im Vergleich

Note	Typische Leistungsformulierung
Sehr gut (1)	„stets zu unserer vollsten Zufriedenheit"
Gut (2)	„stets zu unserer vollen Zufriedenheit"
Befriedigend (3)	„zu unserer vollen Zufriedenheit"
Ausreichend (4)	„zu unserer Zufriedenheit"
Mangelhaft (5)	„im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit“

Achte auf die Nuancen: Ein einzelnes „stets" oder ein fehlendes „vollst-" verändert die Note um eine ganze Stufe. Wenn du ein sehr gutes Zeugnis willst, musst du diese Feinheiten kennen.

Formulierungen für Fachkompetenz (Note 1 — sehr gut):

Frau [Name] verfügt über hervorragende Fachkenntnisse, die sie stets sicher und zielorientiert einzusetzen wusste. Ihr fachliches Urteilsvermögen war auch in komplexen Situationen verlässlich. Sie hat sich kontinuierlich weitergebildet und neue Erkenntnisse in die Praxis integriert.

Formulierungen für Fachkompetenz (Note 2 — gut):

Herr [Name] verfügt über sehr gute Fachkenntnisse, die er sicher und zielorientiert einsetzte. Sein fachliches Urteilsvermögen war verlässlich und seine Einschätzungen wurden von Kollegen und Vorgesetzten geschätzt.

Formulierungen für Arbeitsergebnisse (Note 1):

Die Qualität seiner Arbeitsergebnisse war ausnahmslos hervorragend. Auch unter Zeitdruck und in belastenden Situationen lieferte er stets präzise und vollständige Ergebnisse. Termine und Fristen hielt er ausnahmslos ein.

Formulierungen für Arbeitsergebnisse (Note 2):

Die Qualität ihrer Arbeitsergebnisse war durchgehend sehr gut. Sie arbeitete strukturiert, sorgfältig und lieferte zuverlässig termingerechte Ergebnisse.

Formulierungen für Engagement und Motivation (Note 1):

Herr [Name] war stets hoch motiviert und zeigte eine außergewöhnliche Eigeninitiative. Er identifizierte sich in vorbildlicher Weise mit seinen Aufgaben und dem Unternehmen und übernahm freiwillig zusätzliche Verantwortung.

Abschnitt 4: Die Verhaltensbeurteilung

Hier wird der berufliche Umgang mit Menschen beschrieben. Häufig werden Vorgesetzte, Kolleginnen und Kollegen sowie gegebenenfalls Kunden oder externe Partner genannt. Bei Führungskräften kommt die Zusammenarbeit mit den geführten Mitarbeitenden hinzu. Die Reihenfolge allein beweist keinen Konflikt; wichtiger sind die tatsächlich relevanten Gruppen und der vollständige Wortlaut.

Verhaltensformulierungen für Note 1:

Ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden war stets vorbildlich. Sie zeichnete sich durch ein hohes Maß an Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungskompetenz aus. Ihr Auftreten war jederzeit souverän und professionell.

Verhaltensformulierungen für Note 2:

Das Verhalten von Herrn [Name] gegenüber Vorgesetzten und Kollegen war stets einwandfrei. Er pflegte einen respektvollen und konstruktiven Umgang im Team und wurde von allen Beteiligten sehr geschätzt.

Vorsicht vor diesen Formulierungen:

Prüfe bei diesen Wendungen, ob eine klare Aussage zur tatsächlichen Leistung oder Zusammenarbeit fehlt:

„Er war stets pünktlich" — Pünktlichkeit allein beschreibt noch keine fachliche Leistung
„Sie hat sich im Rahmen ihrer Möglichkeiten eingesetzt" — einschränkender Bezug auf die eigenen Möglichkeiten
„Er hat sich um ein gutes Betriebsklima bemüht" — es hat nicht immer funktioniert
„Sie war für ihre Kollegen immer ansprechbar" — beschreibt Erreichbarkeit, aber noch nicht die Qualität der Zusammenarbeit

Nutze den ZeugnisChecker, um zu prüfen, ob in deinem Entwurf solche versteckten Signale enthalten sind — und lies auffällige Stellen im Zusammenhang mit den übrigen Absätzen.

Wie formuliere ich das Ende des Arbeitsverhältnisses?

Halte Beschäftigungsende und Austrittsgrund auseinander. Der Zeitraum gehört zu den Beschäftigungsdaten. Einen Grund solltest du nicht aus einem fremden Text übernehmen, sondern vorab mit dem Arbeitgeber abstimmen. „Auf eigenen Wunsch“ passt nicht, wenn tatsächlich der Arbeitgeber gekündigt hat.

Ein sachlicher Satz für den Entwurf lautet: „Das Arbeitsverhältnis endete am [Datum].“ Wenn ein zusätzlicher Grund aufgenommen werden soll, muss er die tatsächliche Situation wiedergeben. Begriffe wie „im gegenseitigen Einvernehmen“ sind keine beliebig austauschbaren Verschönerungen.

Abschnitt 6: Die Schlussformel

Die Schlussformel besteht aus drei Teilen: Bedauern über das Ausscheiden, Dank für die geleistete Arbeit, Wünsche für die Zukunft. Sie ist ein gebräuchlicher Abschluss, aber kein gesetzlicher Pflichtbestandteil: Nach BAG, Urteil vom 25.01.2022, 9 AZR 146/21 besteht kein Anspruch auf Dank und Zukunftswünsche. Eine fehlende Schlussformel beweist daher für sich allein keine schlechte Leistung.

Schlussformel Note 1:

Wir bedauern das Ausscheiden von Frau [Name] sehr und danken ihr für die stets hervorragende Zusammenarbeit und ihren außerordentlichen Einsatz. Für ihren weiteren beruflichen und persönlichen Weg wünschen wir ihr alles erdenklich Gute und weiterhin viel Erfolg.

Schlussformel Note 2:

Wir bedauern das Ausscheiden von Herrn [Name] und danken ihm herzlich für seine engagierte Mitarbeit. Für die Zukunft wünschen wir ihm alles Gute und beruflichen Erfolg.

Wie sieht ein zusammenhängender Zeugnisentwurf aus?

Das folgende Textbeispiel zeigt die Reihenfolge, nicht ein fertiges Zeugnis für jeden Beruf. Ersetze die Platzhalter und passe auch die Bewertung an deine belegbaren Leistungen an. Besonders positive Aussagen sind nur sinnvoll, wenn sie inhaltlich zutreffen.

Arbeitszeugnis

Frau [Vorname Name], geboren am [Datum], war vom [Eintrittsdatum] bis [Austrittsdatum] in unserem Unternehmen als [Berufsbezeichnung] tätig.

Unser Unternehmen, [Unternehmensname], ist [kurze Beschreibung des Unternehmens].

Zu den Hauptaufgaben von Frau [Name] gehörten: [Aufgabe 1], [Aufgabe 2], [Aufgabe 3] sowie [Aufgabe 4]. Daneben war sie zuständig für [weitere Aufgaben].

Frau [Name] verfügt über ausgezeichnete Fachkenntnisse, die sie stets sicher, zielorientiert und erfolgreich einzusetzen wusste. Ihr Arbeitsstil war geprägt von hoher Eigeninitiative, strukturierter Vorgehensweise und hervorragendem Qualitätsbewusstsein. Auch unter Druck lieferte sie ausnahmslos präzise und vollständige Ergebnisse.

Sie zeigte stets großes Engagement für ihre Aufgaben und identifizierte sich in vorbildlicher Weise mit den Zielen unseres Unternehmens. Ihr Urteilsvermögen war auch in schwierigen Situationen verlässlich und ihre Entscheidungen waren stets durchdacht und erfolgreich.

Sie erledigte ihre Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit.

Das Verhalten von Frau [Name] gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden war jederzeit vorbildlich. Sie zeichnete sich durch eine ausgeprägte Teamfähigkeit, hohe Kommunikationsstärke und professionelles Auftreten aus. Sie wurde von allen Seiten sehr geschätzt.

Das Arbeitsverhältnis endete am [Datum] auf eigenen Wunsch.

Wir bedauern das Ausscheiden von Frau [Name] sehr und danken ihr herzlich für ihren stets hervorragenden Einsatz und die ausgezeichnete Zusammenarbeit. Für ihren weiteren beruflichen und persönlichen Weg wünschen wir ihr alles Gute und weiterhin viel Erfolg.

[Ort], [Datum]

[Unterschrift]
[Name, Position]
[Unternehmensname]

Typische Fehler

Welche Fehler sollte ich beim Selbstschreiben vermeiden?

Auch wenn du weißt, was du willst, passieren beim Selbstschreiben typische Fehler:

Zu schwache Formulierungen wählen

Verwechsle freundlichen Alltagston nicht mit der üblichen Zufriedenheitsskala. „Zu unserer Zufriedenheit“ wird als ausreichend eingeordnet; „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“ steht üblicherweise für gut. Wähle den vollständigen Satz passend zur tatsächlichen Beurteilung, nicht allein nach dem gewünschten Eindruck.

Die Reihenfolge der Verhaltensbewertung falsch setzen

Nutze eine übersichtliche Aufzählung der relevanten Personengruppen. Lass bei einer Führungsrolle die Mitarbeitenden nicht einfach weg. Eine abweichende Reihenfolge ist für sich genommen jedoch kein zuverlässiger Negativcode.

Wichtige Tätigkeiten vergessen

Wenn du Projekte geleitet, Ausbildende betreut oder besondere Aufgaben übernommen hast, müssen diese ins Zeugnis. Was nicht drin steht, existiert für den nächsten Arbeitgeber nicht.

Unbeabsichtigte Negativ-Codes einbauen

Bestimmte gut gemeinte Formulierungen haben eine negative Konnotation in der Zeugnissprache. Prüfe deinen Entwurf mit dem ZeugnisChecker, bevor du ihn dem Arbeitgeber übergibst.

Das Datum vergessen oder falsch setzen

Trenne Beschäftigungszeitraum, letzten tatsächlich gearbeiteten Tag und Ausstellungsdatum. Übernimm kein Datum aus einem alten Dokument. Unklare oder widersprüchliche Daten solltest du vor der Freigabe mit HR klären.

Keine Schlussformel oder unvollständige Schlussformel

Wenn eine Schlussformel vorgesehen ist, sollte sie zur Leistungsbeurteilung passen. Ein knapper oder fehlender Abschluss ergibt aber nicht automatisch eine bestimmte Note; er ist vom gesetzlichen Zeugnisinhalt zu unterscheiden.

Der Prozess: Vom Entwurf zur Unterschrift

So läuft das typischerweise ab:

Du erstellst den Entwurf — als Word-Dokument oder per E-Mail, im Briefkopf des Unternehmens, wenn möglich.
Du übergibst den Entwurf an HR oder die Führungskraft — mit dem freundlichen Hinweis, dass du natürlich offen für Anpassungen bist.
HR prüft und ggf. ändert — hier können Formulierungen abgeschwächt oder verändert werden. Das ist ihr gutes Recht.
Du prüfst das abgeänderte Zeugnis — nutze den ZeugnisChecker. Gibt es neue problematische Formulierungen?
Ggf. Rücksprache — wenn Änderungen deine Bewertung verschlechtern, kannst du höflich nachfragen.
Freigabe und Ausstellung — der Arbeitgeber stellt das Zeugnis aus. Mit deiner Einwilligung ist nach § 109 Abs. 3 GewO auch eine elektronische Form möglich; ein selbst gespeicherter Entwurf ist damit nicht gleichzusetzen.

Was mache ich, wenn der Arbeitgeber meinen Entwurf ändert?

Vergleiche nicht nur die Schulnote, sondern jede inhaltliche Änderung: Wurde eine Aufgabe gekürzt, ein Zeitraum berichtigt oder eine Aussage zur Arbeitsqualität abgeschwächt? Speichere beide Versionen getrennt und erstelle eine kurze Änderungsliste. So kannst du konkrete Rückfragen stellen, statt über den gesamten Text zu streiten.

Eine sachliche Rückmeldung lautet beispielsweise: „Im überarbeiteten Entwurf fehlt die Betreuung der Bestandskunden. Sie gehörte laut Aufgabenübersicht zu meinem regelmäßigen Verantwortungsbereich. Können wir sie im Tätigkeitsabschnitt ergänzen?“ Das ist ein gezielter Vorschlag, kein Versprechen, dass jede gewünschte Formulierung übernommen wird.

Bei Streit über eine Leistungsbewertung reichen bevorzugte Textbausteine allein nicht aus. Sammle die zugrunde liegenden Rückmeldungen und Ergebnisse. Der Ratgeber zum Ändern eines Arbeitszeugnisses erklärt die Vorbereitung eines sachlichen Änderungswunsches.

FAQ

Häufige Fragen zum selbst geschriebenen Arbeitszeugnis

Schreibe ich das Zeugnis in der Ich-Form?

Nein, der Zeugnisentwurf wird aus Sicht des Arbeitgebers in der dritten Person formuliert, etwa „Frau [Name] betreute …“. Eine persönliche Tätigkeitsliste darfst du zunächst in Stichpunkten anlegen und anschließend in diese Form übertragen.

Kann ich mein Arbeitszeugnis selbst unterschreiben?

Deine eigene Unterschrift macht aus dem Entwurf kein vom Arbeitgeber ausgestelltes Zeugnis. Gib den Entwurf zur Prüfung und Freigabe an die zuständige Führungskraft oder Personalabteilung weiter.

Wie schreibe ich ein Arbeitszeugnis mit Note 1 oder 2?

Die gebräuchliche Gesamtformel für Note 1 lautet „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“, für Note 2 „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“. Auch Einzelbewertungen und tatsächliche Leistungen müssen dazu passen. Besonders starke Wörter allein begründen keine bessere Beurteilung.

Kann ich auch ein einfaches Zeugnis selbst entwerfen?

Ja, du kannst dafür einen Entwurf mit Art und Dauer deiner Tätigkeit vorbereiten. Anders als das qualifizierte Zeugnis enthält es keine Leistungs- und Verhaltensbewertung. Die Unterscheidung ergibt sich aus § 109 Abs. 1 GewO.

In welchem Format reiche ich den Entwurf ein?

Frage HR nach dem gewünschten bearbeitbaren Format. Kennzeichne die Datei als Entwurf, nutze eindeutige Versionsnamen und sende begleitend eine kurze Aufgabenübersicht. Briefkopf, Freigabe und endgültige Ausstellung solltest du dem Arbeitgeber überlassen.

Checkliste: Ist mein Entwurf bereit für die Freigabe?

Beschäftigungsdaten, Funktionen und Positionswechsel sind mit den Unterlagen abgeglichen.
Die wichtigsten Aufgaben stehen vor Nebenaufgaben und beschreiben meine tatsächliche Verantwortung.
Leistung und Verhalten sind getrennt und passend zu den Aufgaben beschrieben.
Die zusammenfassende Leistungsformel widerspricht nicht den Einzelbewertungen.
Platzhalter, fremde Namen und nicht zutreffende Textbausteine sind entfernt.
Ein möglicher Abschluss passt zum restlichen Text, ohne als Pflichtbestandteil behandelt zu werden.
Die zuständige Person für Prüfung und Freigabe ist benannt; die Datei ist als Entwurf erkennbar.

Lies den Text zum Schluss aus Sicht einer Person, die deinen Arbeitsplatz nicht kennt: Wird deutlich, was du getan hast, wie selbstständig du gearbeitet hast und wie deine Ergebnisse bewertet werden? Ein langer Text mit austauschbaren Adjektiven hilft dabei weniger als eine präzise Beschreibung deiner Arbeit.

Zum Abgleichen helfen die Ratgeber zum Aufbau eines Arbeitszeugnisses und zur Bewertung nach Noten. Einzelne Wendungen findest du im Überblick Arbeitszeugnis-Formulierungen nach Noten. Für eine sprachliche Orientierung kannst du deinen Text auf der Prüfseite des ZeugnisCheckers einfügen. Die Textanalyse ersetzt weder die Freigabe durch den Arbeitgeber noch individuelle Rechtsberatung.