Arbeitszeugnis selbst schreiben — Vorlage und Anleitung
„Kannst du das nicht einfach selbst formulieren, du kennst ja deine Aufgaben am besten?" — Wer diesen Satz von seiner Chefin oder seinem Chef gehört hat, kennt das gemischte Gefühl dabei. Einerseits wirkt es seltsam, sein eigenes Zeugnis zu schreiben. Andererseits ist es eine echte Chance: Du entscheidest, wie du bewertet wirst.
In der Praxis ist es gang und gäbe, dass Arbeitnehmer ihren Zeugniserstentwurf selbst erstellen. Personalverantwortliche, die Zeugnisse für viele Mitarbeiter ausstellen müssen, sind oft dankbar. Und du hast die Möglichkeit, die Formulierungen zu wählen, die deiner Leistung wirklich entsprechen — wenn du weißt, wie Zeugnissprache funktioniert.
In diesem Artikel zeige ich dir, wie ein Arbeitszeugnis aufgebaut ist, welche Formulierungen welche Note bedeuten, welche Fehler beim Selbstschreiben passieren und wie der Prozess zur Unterschrift abläuft.
Darf ein Arbeitnehmer sein Zeugnis selbst schreiben?
Ja, und es ist rechtlich unproblematisch. Der Arbeitgeber muss das Zeugnis inhaltlich prüfen und unterschreiben — er haftet für den Inhalt, nicht du. Es gibt keine gesetzliche Regelung, die vorschreibt, wer den Erstentwurf erstellt. In vielen Unternehmen ist es sogar offizielle Praxis, dass der scheidende Mitarbeiter den Entwurf liefert.
Was du dabei nicht vergessen darf: Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, deinen Entwurf so zu übernehmen. Er kann ändern, kürzen oder ergänzen. Dein Zeugnis bleibt trotzdem das Zeugnis deines Arbeitgebers, nicht dein selbst ausgestelltes Dokument.
Die Struktur eines qualifizierten Arbeitszeugnisses
Ein vollständiges, qualifiziertes Arbeitszeugnis hat immer diese Gliederung:
- Einleitung: Name, Geburtsdatum (optional), Berufsbezeichnung, Eintrittsdatum, Unternehmen
- Tätigkeitsbeschreibung: Was hast du genau gemacht? Hierarchische Einordnung.
- Leistungsbeurteilung: Fachkenntnisse, Arbeitsergebnisse, Arbeitsweise, Belastbarkeit
- Verhaltensbeurteilung: Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen, Kunden
- Beendigungsformel: Wann und wie das Arbeitsverhältnis endete
- Schlussformel: Dank, Bedauern, Zukunftswünsche
Jeder dieser Abschnitte hat seine eigene Sprache. Lass uns sie durchgehen.
Abschnitt 1: Die Einleitung
Die Einleitung ist faktisch und sollte keine Wertungen enthalten. Wichtig: Je prominenter und ausführlicher ein Mitarbeiter vorgestellt wird, desto mehr Bedeutung signalisiert das. Eine knappe Einleitung bei einer langen Betriebszugehörigkeit wirkt seltsam.
Beispiel Einleitung (sehr gut):
Frau [Name], geboren am [Datum], war vom [Datum] bis [Datum] in unserem Unternehmen als [Berufsbezeichnung] tätig. Sie berichtete direkt an die Geschäftsführung und war für einen Bereich mit [X] Mitarbeitern verantwortlich.
Tipp:
Wenn du Führungsverantwortung hattest, gehört das in die Einleitung. Wenn du besondere Projekte oder Themengebiete geleitet hast, nenne sie hier. Das setzt den Ton für den Rest des Zeugnisses.
Abschnitt 2: Die Tätigkeitsbeschreibung
Hier listest du deine Aufgaben auf — vollständig, aber präzise. Wichtig: Die Reihenfolge spiegelt die Wichtigkeit wider. Deine Kernaufgabe steht zuerst.
Vermeide passive, unspezifische Formulierungen wie „war zuständig für". Nutze aktive Verben: entwickelte, leitete, koordinierte, betreute, verantwortete, implementierte, optimierte.
Beispiel Tätigkeitsbeschreibung:
Zu seinen Aufgaben gehörten die eigenverantwortliche Betreuung von Key-Account-Kunden, die Konzeption und Durchführung von Verkaufsstrategien sowie die Koordination des Vertriebsteams. Darüber hinaus verantwortete er die monatliche Vertriebsberichterstattung an die Geschäftsleitung und war maßgeblich an der Einführung des neuen CRM-Systems beteiligt.
Abschnitt 3: Die Leistungsbeurteilung — das Herzstück
Hier liegt die meiste Kodierung. Fachkenntnisse, Arbeitsergebnisse, Arbeitsweise, Motivation, Belastbarkeit — alles wird bewertet, und jede Formulierung hat eine genaue Bedeutung auf der Notenskala von sehr gut bis ungenügend.
Die fünf Bewertungsstufen im Vergleich
| Note | Typische Leistungsformulierung |
|---|---|
| Sehr gut (1) | „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit" |
| Gut (2) | „stets zu unserer vollen Zufriedenheit" |
| Befriedigend (3) | „zu unserer vollen Zufriedenheit" |
| Ausreichend (4) | „zu unserer Zufriedenheit" |
| Mangelhaft (5) | „insgesamt zu unserer Zufriedenheit" oder „hat sich bemüht" |
Achte auf die Nuancen: Ein einzelnes „stets" oder ein fehlendes „vollst-" verändert die Note um eine ganze Stufe. Wenn du ein sehr gutes Zeugnis willst, musst du diese Feinheiten kennen.
Formulierungen für Fachkompetenz (Note 1 — sehr gut):
Frau [Name] verfügt über hervorragende Fachkenntnisse, die sie stets sicher und zielorientiert einzusetzen wusste. Ihr fachliches Urteilsvermögen war auch in komplexen Situationen verlässlich. Sie hat sich kontinuierlich weitergebildet und neue Erkenntnisse in die Praxis integriert.
Formulierungen für Fachkompetenz (Note 2 — gut):
Herr [Name] verfügt über sehr gute Fachkenntnisse, die er sicher und zielorientiert einsetzte. Sein fachliches Urteilsvermögen war verlässlich und seine Einschätzungen wurden von Kollegen und Vorgesetzten geschätzt.
Formulierungen für Arbeitsergebnisse (Note 1):
Die Qualität seiner Arbeitsergebnisse war ausnahmslos hervorragend. Auch unter Zeitdruck und in belastenden Situationen lieferte er stets präzise und vollständige Ergebnisse. Termine und Fristen hielt er ausnahmslos ein.
Formulierungen für Arbeitsergebnisse (Note 2):
Die Qualität ihrer Arbeitsergebnisse war durchgehend sehr gut. Sie arbeitete strukturiert, sorgfältig und lieferte zuverlässig termingerechte Ergebnisse.
Formulierungen für Engagement und Motivation (Note 1):
Herr [Name] war stets hoch motiviert und zeigte eine außergewöhnliche Eigeninitiative. Er identifizierte sich in vorbildlicher Weise mit seinen Aufgaben und dem Unternehmen und übernahm freiwillig zusätzliche Verantwortung.
Abschnitt 4: Die Verhaltensbeurteilung
Hier wird bewertet, wie du mit Menschen umgehst. Die übliche Reihenfolge ist: Vorgesetzte, Kollegen, Kunden/externe Partner. Das ist wichtig — die Reihenfolge hat Bedeutung. Wenn du Führungskraft bist, kommt zuerst das Verhalten gegenüber Mitarbeitern (von oben nach unten).
Verhaltensformulierungen für Note 1:
Ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden war stets vorbildlich. Sie zeichnete sich durch ein hohes Maß an Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungskompetenz aus. Ihr Auftreten war jederzeit souverän und professionell.
Verhaltensformulierungen für Note 2:
Das Verhalten von Herrn [Name] gegenüber Vorgesetzten und Kollegen war stets einwandfrei. Er pflegte einen respektvollen und konstruktiven Umgang im Team und wurde von allen Beteiligten sehr geschätzt.
Vorsicht vor diesen Formulierungen:
Folgende Formulierungen klingen positiv, sind in Wahrheit aber Negativ-Codes:
- „Er war stets pünktlich" — Selbstverständlichkeit, die besonders erwähnt wird, weil sie auffiel
- „Sie hat sich im Rahmen ihrer Möglichkeiten eingesetzt" — begrenzte Leistungsbereitschaft
- „Er hat sich um ein gutes Betriebsklima bemüht" — es hat nicht immer funktioniert
- „Sie war für ihre Kollegen immer ansprechbar" — bekanntes Konflikt-Signal
Nutze den ZeugnisChecker, um zu prüfen, ob in deinem Entwurf solche versteckten Signale enthalten sind — entweder unbeabsichtigt von dir selbst oder absichtlich vom Arbeitgeber eingeschmuggelt.
Abschnitt 5: Die Beendigungsformel
Hier steht, wann und wie das Arbeitsverhältnis endete. Das klingt trocken, hat aber Tücken:
- Ob du selbst gekündigt hast oder entlassen wurdest, darf im Zeugnis nicht erwähnt werden — es sei denn, du willst es.
- Formuliere neutral: „Das Arbeitsverhältnis endete am [Datum] auf eigenen Wunsch" (wenn du selbst gekündigt hast) oder einfach: „Das Arbeitsverhältnis endete am [Datum] im gegenseitigen Einvernehmen".
- Wenn der Arbeitgeber gekündigt hat: Einfach „Das Arbeitsverhältnis endete am [Datum]" ohne Zusatz ist am neutralsten.
Abschnitt 6: Die Schlussformel
Die Schlussformel besteht aus drei Teilen: Bedauern über das Ausscheiden, Dank für die geleistete Arbeit, Wünsche für die Zukunft. Alle drei müssen vorhanden sein, damit die Schlussformel als vollständig und positiv gilt.
Schlussformel Note 1:
Wir bedauern das Ausscheiden von Frau [Name] sehr und danken ihr für die stets hervorragende Zusammenarbeit und ihren außerordentlichen Einsatz. Für ihren weiteren beruflichen und persönlichen Weg wünschen wir ihr alles erdenklich Gute und weiterhin viel Erfolg.
Schlussformel Note 2:
Wir bedauern das Ausscheiden von Herrn [Name] und danken ihm herzlich für seine engagierte Mitarbeit. Für die Zukunft wünschen wir ihm alles Gute und beruflichen Erfolg.
Komplette Vorlage: Arbeitszeugnis Note 1 (sehr gut)
Arbeitszeugnis
Frau [Vorname Name], geboren am [Datum], war vom [Eintrittsdatum] bis [Austrittsdatum] in unserem Unternehmen als [Berufsbezeichnung] tätig.
Unser Unternehmen, [Unternehmensname], ist [kurze Beschreibung des Unternehmens].
Zu den Hauptaufgaben von Frau [Name] gehörten: [Aufgabe 1], [Aufgabe 2], [Aufgabe 3] sowie [Aufgabe 4]. Daneben war sie zuständig für [weitere Aufgaben].
Frau [Name] verfügt über ausgezeichnete Fachkenntnisse, die sie stets sicher, zielorientiert und erfolgreich einzusetzen wusste. Ihr Arbeitsstil war geprägt von hoher Eigeninitiative, strukturierter Vorgehensweise und hervorragendem Qualitätsbewusstsein. Auch unter Druck lieferte sie ausnahmslos präzise und vollständige Ergebnisse.
Sie zeigte stets großes Engagement für ihre Aufgaben und identifizierte sich in vorbildlicher Weise mit den Zielen unseres Unternehmens. Ihr Urteilsvermögen war auch in schwierigen Situationen verlässlich und ihre Entscheidungen waren stets durchdacht und erfolgreich.
Das Verhalten von Frau [Name] gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden war jederzeit vorbildlich. Sie zeichnete sich durch eine ausgeprägte Teamfähigkeit, hohe Kommunikationsstärke und professionelles Auftreten aus. Sie wurde von allen Seiten sehr geschätzt.
Das Arbeitsverhältnis endete am [Datum] auf eigenen Wunsch.
Wir bedauern das Ausscheiden von Frau [Name] sehr und danken ihr herzlich für ihren stets hervorragenden Einsatz und die ausgezeichnete Zusammenarbeit. Für ihren weiteren beruflichen und persönlichen Weg wünschen wir ihr alles Gute und weiterhin viel Erfolg.
[Ort], [Datum]
[Unterschrift]
[Name, Position]
[Unternehmensname]
Häufige Fehler beim Selbstschreiben
Auch wenn du weißt, was du willst, passieren beim Selbstschreiben typische Fehler:
Fehler 1: Zu schwache Formulierungen wählen
Viele Menschen sind aus Bescheidenheit geneigt, moderate Formulierungen zu wählen — „zur Zufriedenheit" statt „zur vollsten Zufriedenheit". Das ergibt ein Befriedigend oder Ausreichend, obwohl du dir ein Sehr gut verdient hast. Sei selbstbewusst.
Fehler 2: Die Reihenfolge der Verhaltensbewertung falsch setzen
Beim Verhalten gilt: Vorgesetzte → Kollegen → Kunden. Bei Führungskräften: eigene Mitarbeiter → Gleichrangige → Vorgesetzte. Falsche Reihenfolge sendet ungewollte Signale.
Fehler 3: Wichtige Tätigkeiten vergessen
Wenn du Projekte geleitet, Ausbildende betreut oder besondere Aufgaben übernommen hast, müssen diese ins Zeugnis. Was nicht drin steht, existiert für den nächsten Arbeitgeber nicht.
Fehler 4: Unbeabsichtigte Negativ-Codes einbauen
Bestimmte gut gemeinte Formulierungen haben eine negative Konnotation in der Zeugnissprache. Prüfe deinen Entwurf mit dem ZeugnisChecker, bevor du ihn dem Arbeitgeber übergibst.
Fehler 5: Das Datum vergessen oder falsch setzen
Das Datum im Zeugnis sollte der letzte Arbeitstag sein — nicht das Erstellungsdatum. Ein nachträgliches Datum wird von Personalverantwortlichen bemerkt und weckt Fragen.
Fehler 6: Keine Schlussformel oder unvollständige Schlussformel
Alle drei Elemente — Bedauern, Dank, Zukunftswünsche — müssen vorhanden sein. Fehlt eines, wirkt das wie eine Abwertung.
Der Prozess: Vom Entwurf zur Unterschrift
So läuft das typischerweise ab:
- Du erstellst den Entwurf — als Word-Dokument oder per E-Mail, im Briefkopf des Unternehmens, wenn möglich.
- Du übergibst den Entwurf an HR oder die Führungskraft — mit dem freundlichen Hinweis, dass du natürlich offen für Anpassungen bist.
- HR prüft und ggf. ändert — hier können Formulierungen abgeschwächt oder verändert werden. Das ist ihr gutes Recht.
- Du prüfst das abgeänderte Zeugnis — nutze den ZeugnisChecker. Gibt es neue problematische Formulierungen?
- Ggf. Rücksprache — wenn Änderungen deine Bewertung verschlechtern, kannst du höflich nachfragen.
- Unterschrift und Aushändigung — das Zeugnis wird ausgedruckt, auf Firmenbrief, unterschrieben und dir original ausgehändigt.
Was tun, wenn der Arbeitgeber deinen Entwurf abändert?
Das ist sein Recht. Aber: Er darf keine Formulierungen einfügen, die unzutreffend sind. Wenn er deine guten Formulierungen durch codierte Negativaussagen ersetzt, die der Realität nicht entsprechen, hast du ein Recht auf Berichtigung — genau wie bei einem Zeugnis, das von Anfang an schlecht war.
Prüfe das geänderte Zeugnis sorgfältig. Wenn du Auffälligkeiten findest, lies unseren Artikel zum Thema Arbeitszeugnis ändern lassen.
Häufig gestellte Fragen
Muss ich meinem Arbeitgeber erklären, welche Note ich mir vorstelle?
Nein. Du kannst einfach einen Entwurf einreichen, der eine bestimmte Notenstufe widerspiegelt. Wenn der Arbeitgeber eine andere Bewertung für angemessener hält, wird er es ändern. Dann kannst du diskutieren.
Darf ich im Entwurf Tätigkeiten erfinden, die ich nicht hatte?
Nein. Das wäre eine Falschaussage, für die der Arbeitgeber haftet — und er wird es erkennen und streichen. Bleib bei dem, was du tatsächlich getan hast.
Kann ich auch ein einfaches Zeugnis selbst schreiben?
Ja. Ein einfaches Zeugnis enthält nur Dauer und Art der Tätigkeit, keine Bewertung. Es ist kürzer und einfacher zu formulieren. Manche Arbeitgeber nutzen für kurze Arbeitsverhältnisse das einfache Zeugnis standardmäßig.
Was, wenn mein Arbeitgeber mir sagt, er schreibt das Zeugnis selbst?
Das ist auch okay. Du hast keinen Anspruch darauf, es selbst schreiben zu dürfen. Wenn das Ergebnis nicht gut ist, hast du immer noch das Recht auf Berichtigung.
In welchem Format soll ich den Entwurf einreichen?
Am besten als bearbeitbares Word-Dokument, idealerweise schon im Firmen-Briefkopf (den du als Vorlage aus einem alten Dokument übernehmen kannst, wenn du noch Zugang hast). Das erleichtert dem Arbeitgeber die Übernahme.
Fazit: Selbstschreiben als Chance nutzen
Wenn dein Arbeitgeber dir die Möglichkeit gibt, dein Zeugnis selbst zu formulieren — nutze sie. Du hast die einmalige Gelegenheit, deine Stärken in die richtige Sprache zu übersetzen und sicherzustellen, dass nichts Wichtiges vergessen wird.
Das Wichtigste dabei: Kenne die Zeugnissprache. Formulierungen, die harmlos klingen, können eine Notenstufe nach unten setzen. Und umgekehrt: Die richtigen Worte können den Unterschied zwischen einem mittelmäßigen und einem überzeugenden Zeugnis ausmachen.
Nutze den ZeugnisChecker, um deinen Entwurf zu prüfen, bevor du ihn einreichst. So gehst du sicher, dass dein Entwurf das sagt, was du sagen willst — und nicht mehr und nicht weniger.
